香港企业用工实务指南（二）——内部规章制度适用与日常用工管理｜中豪研究

本篇承接《香港企业用工实务指南（一）：用工身份识别、工作资格核验与雇佣合约订立》，从员工手册的制定和效力谈起，依次讨论考勤、绩效、纪律、雇佣条件变更、薪酬休假、强积金、雇员补偿保险及职业安全。系列第三篇将处理雇佣关系终止后的结算与争议。

   1     员工手册及内部规章制度的制定与适用

在内地，企业制定或者修改直接涉及劳动者切身利益的规章制度，应当依照《中华人民共和国劳动合同法》第四条履行职工讨论、与工会或者职工代表协商，以及公示或者告知程序。香港地区的制度制定及生效规则与内地存在差异。因此，企业在香港建立员工手册时，需要先厘清当地对制度制定及效力的要求。

香港现行雇佣法例对一般企业制定员工手册，没有设置与上述规定相同的统一民主讨论程序。企业可依照内部权限制定考勤、报销等管理规则，并向适用雇员清楚说明；制度内容应当符合香港法例及现有雇佣合约。修订涉及工资、津贴、工作地点等既有合约条件时，企业应当征询受影响雇员的意见并取得同意，妥善保存变更告知、书面修订及雇员确认记录。

（一）员工手册构成雇佣合约条款的认定标准

员工手册一般包含考勤管理、休假规则、纪律约束、费用报销及内部审批流程等内容。判断手册项下某项规则是否构成雇佣合约的组成部分，应当综合考察雇佣合约对该文件的引用方式、条文措辞、文件版本、送达与签收流程以及双方实际履约行为。如签收文件仅记载雇员“已收到文件”，未明确载明文件名称及对应版本号，发生争议时，企业将难以举证证明雇员实际接收的文件内容及其生效时点。

企业若拟将员工手册纳入雇佣合约约束范畴，应当在雇佣合约文本中明确载明手册名称、版本编号、适用主体范围，同时约定员工手册相较于雇佣合约正文、薪酬附件等文件之间的效力优先顺序，并向雇员交付完整的手册文本。完成内部规章制度修订后，企业应当完整留存制度送达凭证以及雇员确认记录，用以佐证生效版本及正式生效时间。

（二）内部规章制度的效力边界

针对考勤操作、内部审批流程、费用报销、业务操作流程等事项，企业可通过内部规章制度作出细化实操安排。但涉及工资、固定津贴、岗位职级、工作地点、既定休假权益等核心雇佣条件的调整，应当严格遵循雇佣合约约定及香港法例规定执行。内部规章制度条文不得低于法定最低权益标准；当内部规章制度与雇佣合约约定发生冲突时，应当结合雇佣合约对文件效力顺位的约定以及双方后续达成的合意确定适用规则。

企业拟修订制度时，应当核对修订内容是否触及雇佣合约条款。操作流程的调整，可按内部授权程序审批、告知雇员并留存交付记录；工资、固定津贴、岗位、工作地点等雇佣条件发生实质变更时，应当首先核对雇佣合约是否载有相应调整授权，并结合调整范围、实际影响及是否具有法定正当理由确定具体处理方式。调整事项超出合约授权范围，或者对雇员既有权利义务产生重大影响的，企业应当与受影响雇员协商，并就相关变更形成书面确认。制度修订涉及不同类别雇员或者既有权益的，还应明确适用对象、生效日期及新旧版本的过渡安排。

人力资源部门在制度发布前，可联合业务部门及法务人员，对雇佣合约、员工手册、薪酬系统当中同一事项的规则进行交叉核对，统一规则适用对象、审批权限、核算口径。制度修订完成后，企业应当归档留存旧版文本、新版文本、内部审批记录、送达凭证以及雇员确认文件；对于生效日前已经产生的工资及福利权益，仍应当按照当时有效的合约及制度标准进行核算。

    2     考勤、绩效、纪律与雇佣条件变更管理

（一）考勤、加班及雇佣记录留存

考勤制度设置应当与企业排班方案、工资核算逻辑保持一致。如由主管指令雇员于标准工作时间以外提供劳动，或者企业管理人员知悉雇员实际开展额外工作的，企业应当完整留存工作指令文件、排班记录、系统登录日志、门禁记录以及加班审批材料，并依据雇佣合约约定核算雇员相应报酬。即使内部加班审批流程尚未完成，相关时段如属于《最低工资条例》规定的工作时数，仍应计入法定最低工资核算。雇员是否另行享有加班报酬以及具体计算标准，应当按照雇佣合约约定及其他适用规定处理。

依据《雇佣条例》第49A条及香港劳工处发布的《备存工资和雇佣纪录》指引，雇主应当保存每一名雇员过去12个月的工资记录及雇佣相关记录；雇员离职后，前述记录仍需继续留存6个月。为便于工时核对、工资项目校验以及付款资料溯源，除法例强制要求归档的资料以外，企业还应当同步归档原始考勤记录、考勤数据的人工修改痕迹、工资核算表以及付款凭证。

原始工时记录有助于核算法定最低工资，并判断雇员是否满足连续性合约的工时条件。根据2026年5月1日起适用的标准，对于适用法定最低工资、工资期内应付工资低于每月17,600港元记录门槛的雇员，雇主依法备存的工资及雇佣记录须载明该工资期的总工作时数。每小时43.1港元的法定最低工资仍须依实际工作时数核算；超过上述记录门槛的雇员，企业仍可保存原始工时资料，以便核对合约报酬及连续性合约条件。考勤数据经人工修改的，应当留存原始记录、修改原因和经办人资料。

（二）绩效评估、绩效改善及违纪处置

绩效评估工作应当以雇员岗位职责、事前向雇员明确的评价标准、雇员可控的履职事项作为评价基础。当雇员履职结果与岗位要求存在差距时，管理人员应当向雇员列明客观事实、绩效改善目标、复核周期以及企业能够提供的配套支持，同步留存雇员的陈述意见以及阶段性履职表现记录。雇佣合约或内部规章制度已经设置绩效改善期、内部调查、申诉救济程序的，企业应当严格按照既定流程开展处置。

发现雇员涉嫌违纪时，企业可先固定行为发生时有效的内部规章制度、工作指令、电子记录及其他相关证据，并安排适当人员开展内部调查。对于事实存在争议的事项，可给予雇员陈述及说明的机会，调查记录应当区分已经查实的客观事实与尚待核实的指控内容。雇佣合约或者内部规章制度已经规定调查、申诉、复核程序的，企业应当按照既定程序执行。向雇员出具处分文件时，可载明已经查明的违纪事实、适用的制度或合约依据、处分结果及后续履职要求。

企业应当避免在考核、处分或者雇佣条件变更决定作出之后补制相关书面材料，该类操作会造成文件形成时间、事实依据与实际管理流程相互矛盾，一旦发生争议，将削弱相关材料的证明力。如内部规章制度已经设置调查、申诉、复核程序，管理人员应当遵照制度流程执行；确有调整相关流程步骤的，应当先行完成内部规章制度修订，并向适用该制度的雇员完成告知。

（三）调岗、调薪及工作地点变更

企业拟调整雇员岗位、职级、薪酬标准、工时制度或者工作地点之前，应当将拟实施的调整方案与现行雇佣合约条款逐项比对，结合合约条文表述、缔约背景以及调整对雇员产生的实际影响，判断合约项下是否赋予企业相应单方调整权限。在原有岗位范畴内开展常规任务分配，一般属于企业日常经营管理范畴；但降职、减薪、下调固定津贴、长期变更工作地点、缩减雇员既有休假权益等安排，将构成雇佣条件的重大变更。若拟实施的调整超出雇佣合约已约定的授权范围，企业应当在调整落地前，以书面形式向雇员说明调整内容、商业层面的正当理由、生效时间以及过渡方案，并取得雇员明确同意。

根据香港劳工处“雇佣保障”常见问题指引，连续性合约项下的雇员，雇主在未取得雇员同意、合约亦无相应授权，同时不具备法定正当理由的前提下单方变更雇佣条件的，雇员有权依据《雇佣条例》第VIA部提出权利主张。《雇佣条例》认可的正当理由包括雇员本身的行为表现、履职所需要的能力或专业资格、业务缩减或真实经营需要、法例强制要求以及其他实质性正当理由。企业若以真实业务需要作为变更雇佣条件的理由，应当完整留存业务背景材料、备选调整方案、协商沟通记录以及雇员反馈，确保调整决策过程与实施过程可完整回溯。

   3     工资、工时与休息休假管理

（一）工资定义、支付期限与工资扣减的法定限制

本章节所指“工资”，依照《雇佣条例》第2条规定，指雇主依据雇佣合约，以金钱形式向雇员支付的工作报酬、收入、各类津贴及服务费。佣金、勤工奖、部分津贴以及超时工作报酬可以被纳入工资的范畴；住房福利、教育福利、医疗福利等实物性待遇，以及法例列明的其他项目不计入工资。企业对各类款项进行定性归类时，应当结合款项获取条件与实际支付模式综合判断，据此确定工资支付安排、扣款上限及各项法定雇员权益的计算基数。

依据《雇佣条例》第23条，工资于对应工资周期届满当日即届至履行期，雇主应当在合理可行的范围内尽快完成支付，最迟不得晚于工资周期届满后的7日。若佣金或部分款项金额尚待核对确认，企业可就该部分存在争议的款项继续核实处理，但对于已经确定金额且到期应付的工资部分，仍应当按期完成发放。

雇主若故意并且无合理辩解逾期支付工资，将触发《雇佣条例》第63C条项下的法律责任，可被检控，最高可处以35万港元罚款以及3年监禁。公司董事等管理人员，如同意、纵容该类违法行为，或者因自身疏忽导致违法行为发生，同样需要承担相应法律责任。参考香港特区政府新闻公报2026年9月4日发布的案例，两家企业拖欠3名雇员工资合计约9.3万港元，涉案董事经粉岭裁判法院审理定罪，被判处120小时社会服务令，并被命令支付相关欠薪。

《雇佣条例》第32条明确规定允许扣减工资的法定情形以及扣款限额。因雇员缺勤实施扣款，扣减金额不得超过对应缺勤时长所折算的工资数额。因雇员疏忽或过失，直接造成归属于雇主所有、保管或管控的货品、设备、财产损毁或者灭失的，单次事件下扣款金额取实际损失金额与300港元两者中的较低者；同一工资周期内，该类过失扣款合计金额，不得超过该工资周期雇员工资的四分之一，前述单次300港元扣款上限由该条第（2）（b）款予以规定。

除缺勤扣款、依法强制执行的赡养费扣付及其他法定列明项目外，《雇佣条例》第32条许可的各类扣款，同一工资周期内合计金额原则上不得超过该周期工资的二分之一。确有需要突破该限额进行扣款的，雇主必须事先取得劳工处处长的书面批准。违法扣减工资行为最高可处以10万港元罚款以及1年监禁。企业实施任何工资扣减之前，应当逐一核验扣款事由、扣款金额、法定程序，并完整留存相关佐证材料。

企业编制工资表时，应当分项列明基本工资、各类津贴、佣金、超时工作报酬、扣减项目、法定最低工资补足差额，同步留存每一项薪酬项目的计算依据。针对休息日、法定假日、年假、病假，应当设置独立的记录台账，并且结合当期连续性合约认定标准、法定假日安排，及时更新人事系统相关数据。

（二）法定最低工资与工作时数核算

法定最低工资标准、适用主体范围、具体核算方式，企业可查阅香港劳工处官网“法定最低工资”专题。受最低工资制度保障的雇员，单一工资周期下雇主应付工资，不得低于法定最低工资率乘以该周期总工作时数计算得出的数额；实际发放工资未达到该核算金额的，雇主应当补足差额部分。

依据《最低工资条例》，工作时数包含雇员根据雇佣合约、经雇主同意或者遵照雇主指示，在工作场所当值的时间，并包括法例规定的与受雇工作相关的交通时间；雇员日常往返住所的通勤时间不计入工作时数。企业核算法定最低工资时，应当结合实际用工安排、原始工时记录，厘清佣金归属工资周期、非工作时长对应的款项以及法例允许扣除的项目。

（三）正常工时、加班与轮班管理

成年普通雇员的标准工时、加班报酬主要由雇佣合约予以约定，合约条款拟定相关要点可参见本系列第一篇内容。落实到日常管理环节，企业应当保证排班表、考勤记录、薪酬系统采用统一的工时统计口径，雇员全部实际工作时数应当纳入法定最低工资核算范围。针对轮班值守、待命、临时加班等情形，企业应当在排班文件或者审批记录当中写明工时起止时间以及补偿方案，便于工资核算发放环节核对校验。

针对输入劳工，其工资水平、任职岗位、工作地点、住宿条件，应当严格遵守入境事务处批准文件及标准雇佣合约的要求，该类人员的工作资格及申请办理程序，详见本系列第一篇。

（四）休息日、法定假日与有薪年假

休息日、法定假日薪酬、有薪年假等法定权益的享有，以雇员受连续性合约约束，并且满足对应的服务期条件作为前提，连续性合约认定标准以及工时记录留存要求可参见本系列第一篇。

依据《雇佣条例》第17条，连续性合约项下雇员，每7日应当享有不少于1天的休息日，单次休息日为连续不少于24小时的期间。休息日是否计付薪酬，由雇佣双方协商确定。实行非固定休息日模式的，雇主应当于每月起始之前，向雇员告知当月休息日安排。除法例列明的紧急特殊情况之外，雇主不得强制雇员在休息日提供劳动。

受《雇佣条例》保护的雇员享有法定假日。符合连续性合约及服务期条件的雇员，还可享有相应假日薪酬；2026年新增的复活节星期一亦已列入法定假日。企业应当根据劳工处公布的年度日期安排休假。安排雇员在法定假日工作时，雇主应依法提前通知并另行安排法定假日；符合条件的假日薪酬仍应按法例核算。企业另行支付工资的，仍须依法安排另定假日。

依据《雇佣条例》第41AA条及后续条文，雇员按照连续性合约每服务满12个月，可以享有7至14天的法定有薪年假。满足对应服务年限取得年假之后，年假应当在其后12个月周期内予以安排；雇主一般应当先征询雇员或者雇员代表意见，再确定休假日期，并且至少提前14天发出书面通知。超过10天部分的法定年假，在职雇员可以选择折算为款项发放；其余法定年假应当优先安排雇员休假，企业不得通过内部规章制度将尚在可安排周期之内的年假直接清零处理。

（五）疾病津贴与病假管理

依据《雇佣条例》第33条及后续条文，受连续性合约约束、已经累积足额有薪病假，同时满足医疗证明要求的雇员，因伤病连续请假达到4天及以上的，有权申领疾病津贴。怀孕雇员因产前检查、产后治疗或者流产发生缺勤的，法例对该等情形设置按日计算疾病津贴的特别规则，企业应当结合医疗证明以及法定适用条件完成核算。

雇员受雇的首12个月内，每完整服务满1个月可累积2天有薪病假；自第13个月起，每服务满1个月累积4天有薪病假，病假累计上限为120天。疾病津贴按照病假起始日前12个月内雇员每日平均工资的五分之四计算；受雇期限不足12个月的，则以雇员实际受雇时长作为计算基准。

   4     强积金、雇员补偿保险与职业安全合规

（一）强积金登记及供款义务

依据《强制性公积金计划条例》（香港法例第485章）以及强制性公积金计划管理局发布的雇主指引，年满18周岁、未满65周岁、受雇60日或以上且不属于法定豁免情形的普通雇员，雇主应当在雇员受雇的首60日内完成强积金计划登记。雇主的供款义务自雇员入职当日起生效；按月计薪普通雇员，个人强制性供款享有入职首30日以及后续不完整供款周期的免供款待遇。

一般情形下，雇主与雇员双方，分别按照雇员有关入息的5%履行强制性供款义务。有关入息的上下限、月度最高强制供款金额、供款周期、首次供款操作，企业可以查阅积金局官网 “强制性供款” 专题及供款日历。雇员有关入息低于当期适用最低入息水平的，雇员无需缴纳个人强制供款，但雇主仍需要按照雇员实际有关入息履行雇主方供款义务；雇员有关入息达到或超过最高入息水平的，双方强制性供款以当期法定最高限额为上限。

建造业、饮食业临时雇员适用强积金行业计划。参照积金局官网 “行业计划” 指引，前述行业下按日雇佣或者雇佣期限不足60日的雇员，即便仅提供1日劳动，雇主也应当在受雇起10日内完成登记；该类雇员强制性供款自入职首日起算，不适用普通雇员30日个人免供款期。

如发生供款逾期，强制性公积金计划管理局有权追缴欠缴供款并征收5%附加费。根据积金局官网公示的《执法措施及罚则》，雇主未为雇员办理强积金登记，最高可处罚款35万港元及监禁3年；已经扣取雇员个人供款但未向计划缴付，最高可处罚款45万港元及监禁4年；未扣取雇员个人供款且拖欠雇主应缴强制供款，最高可处罚款35万港元及监禁3年。相关违法行为如经企业董事、经理等管理人员同意、纵容，或可归因于其疏忽，相关人员亦存在被检控的风险。

参考积金局2017年7月10日公布的《首名公司董事因拖欠强积金供款而被判处监禁》案例，涉案企业被追缴约38万港元供款及附加费，法院出具判令后企业仅完成部分支付，相关董事因拒不执行法院命令，被判处监禁21天，企业另被处以2万港元罚款。该案例同时涉及附加费征收、民事强制执行、刑事追责以及管理人员个人责任，企业应当将强积金供款期限纳入常态化工资发放流程进行管控。

企业应当在新雇员入职、雇员类别或者岗位发生调整、保单续期节点，同步复核强积金登记状态、供款情况，以及雇员补偿保险的承保范围及相关申报资料。一旦发现漏登记、逾期缴付、保险承保范围与实际用工情形不匹配，企业应当及时补办登记手续、缴清欠缴款项与附加费，完整留存补正材料、付款凭证及与相关机构的往来记录。

（二）雇员补偿保险与职业安全义务

依据《雇员补偿条例》（香港法例第282章）第40条及劳工处《雇主必须投购雇员补偿保险》指引，雇员正式开始提供劳动之前，雇主必须确保雇员补偿保险已经处于有效承保状态。全职、兼职、临时雇员、试用期雇员属于法定投保覆盖对象。企业雇员总人数不超过200人的，单宗事故最低承保保额为1亿港元；雇员人数超过200人的，单宗事故最低承保保额为2亿港元。

雇主未投购有效雇员补偿保险的，最高可以处以10万港元罚款以及2年监禁。参考香港特区政府新闻公报发布的案例，一名工人在作业过程中死亡，企业负责人未依法投保雇员补偿保险，经沙田裁判法院审理，判处监禁两星期、缓刑两年，另处罚金5000港元。

依据《雇员补偿条例》第15条及劳工处《雇员补偿条例简介》指引，发生工伤事故的，雇主原则上应当在事故发生后14日之内完成呈报；事故造成雇员死亡的，呈报期限为事故发生后7日；雇主事后才知悉事故的，前述呈报期限自雇主知悉事故之时起算。雇主无合理理由逾期呈报、遗漏呈报或者提交虚假、误导性资料，最高处以5万港元罚款。即便企业就事故责任归属存在争议，也应当在法定期限内完成呈报，并及时通知承保保险人。

依据《职业安全及健康条例》（香港法例第509章）第6条，雇主应当在合理可行的限度内保障雇员作业过程中的安全与健康，包括提供及维持安全的作业设备与作业流程，为雇员提供必要的信息、指导、培训以及监督管理。从事建筑、运输、仓储、餐饮等高风险行业的企业，还需要核查对应行业专项安全法例及劳工处公开指引。

 结  语 

赴港经营的企业，若直接照搬境内已有的审批机制、绩效考核模式或者成本管控逻辑，极易忽略香港法例针对工资扣减、休假权益、雇佣条件变更设置的强制性规则，以及企业管理层可能承担的个人法律责任。进入日常用工管理阶段后，内部规章制度的各项要求需要落地到排班计薪、绩效考评、岗位调整、工伤处置等全流程实操当中，并依靠同步形成的书面档案留存决策事实依据。当企业业务模式、人员架构、薪酬方案拟作出重大调整的，建议正式落地之前交由熟悉香港雇佣法律的专业律师开展合规审查，协助企业将经营管理诉求转化为符合香港法律框架的制度文本与操作流程。

（作者：杨青、李慕乔、胡明明）